Case Study Report .01
本部と店長の業務を軽減しながら
日次決算を簡便に実現。
運営にスピード感がでました。
株式会社スパイスワークス
経理部 曽根一貴様
導入前の課題について
タイムカードからExcelへの転記作業からの脱却
Win-Board の導入のきっかけは「勤怠管理」でした。
当時は、従業員200名20店舗でしたが、全店舗、紙タイプのタイムレコーダーでした。
毎月、20店舗200名分の印字されたタイムカードを各店舗から本部に送られてきて、それをExcelに転記してました。
今考えると謎の作業ですね（笑）
さすがにこれは非効率で何とか したいと思い、ネットで様々な会社の勤怠システムを探したなかの1つが、Win-Board でした。
「採用の決め手は？」
色々ネットで調べてたのですが、他社は1名あたり500円（当時）くらいで、当時の従業員数が約200名。少し費用的に高いというのが、正直な感想でした。
ですが Win-Boardは「何人でも店舗単位」という料金体系でした。
色々試算しても、他社より安いと思い、そこから営業の方と打ち合わせして、機能的にも問題なかったので、導入に至りました。
飲食事業は創業より様々な業態を創出
Win-Boardの活用について
売上データやFC加盟店もWin-Boardで管理
営業担当の方にシステムの説明を聞いていると、実はPOSレジの売上データを自動的に取り込める「売上管理」機能もあるとのこと。
当時は勤怠と同様に日々の売上も各店舗からFAXで本部に送り、それをExcelに転記するというアナログな作業だったので、そこで弊社の取締役から売上管理も使ってみよという話になりました。
「ご利用開始までの対応について」
導入直後から色々当社の要望を伝えていきました。
売上管理の部分は、弊社の取締役から直接依頼をかけさせてもらい、細かい部分までご要望をお伝えして、できるところはカスタマイズしてもらってます。
また一部店舗でデータが取れないPOSレジを使っていたのですが、営業担当の方が、そのメーカーと交渉してもらって実現したりと。
とりあえず、まずは何でも相談するとキャッチアップしてくれるので助かっています。
「Win-Boardの活用範囲について」
導入後、FC事業が加速したので、FCさんの売上データも Win-Board で管理していこうという話になりました。
当然、直営とは違う視点で数値確認しなければならないので、また細かい要望をお伝えして、より使いやすいように対応頂いてます。
今では、FCの加盟要綱に Win-Board の導入を必須にして、ロイヤリティの計算などに役立てています。
飲食店、ホテル、設計デザインなど事業を展開
導入の効果について
目標の差分が毎日把握でき、課題解決が早くなった。
本部の集約作業はとても楽になりましたね。
そして店長の業務軽減も実現しました。今までは、店舗で売上管理を行っていて、店長は毎日閉店後にPOSのジャーナルから売上額をExcelに転記して印刷し、本部にFAXを送っていました。その作業で時々終電を逃してしまってたのですが、確実に減りましたね。
Win-Board は食材受発注システムのインフォマートとの連携も自動で行えるので、仕入情報も毎日取れます。
売上、人件費、材料費とほぼ自動で毎日集約できるので、日次決算ができるようになりました。
経理としては、決算予測が暫定的でも良いので、ある程度早い段階で見たかったので、実現して満足しています。
また店舗でも、日次決算のおかげで、目標との進捗の差分が明確に把握できるようになった為、運営の課題解決が早くなりました。
「今後解決したい業務課題は？ 」
本部の経理や総務は、少ない人数で業務を回しているので、今後FCなどで店舗が増えることを見越して、さらに効率化を図りたいですね。 Win-Board 導入で効率化が進みましたが、今後期待している機能は入金チェックの部分ですね。
銀行やクレジトカードの入金情報が連動すれば、さらに効率化が図れるので、ぜひ機能追加をお願いしたいです。
「御社のPRをお願いします 」
当社は飲食やホテルなど様々な事業を行なっています。
また飲食事業だけでもビストロや炉端など様々な業態があり、「ファミリーのれん会」制度で独立後も支援しています。
希望を持って入社した結果、「想い描いていた仕事じゃなかった」となっても、様々な事業を展開していることで、再度キャリアパスを描きやすいことが強みです。
当社理念である「想いをつなぎ、 人生にスパイスを」を実現し続けるために、全社でキャリアパスの多様性を受け入れていきたいと思います。